100+ Soal Uji Kompetensi Jabatan Fungsional  Arsiparis Lengkap dengan Materi Pembahasan

Menghadapi Uji Kompetensi Jabatan Fungsional Arsiparis membutuhkan persiapan yang matang, baik dalam memahami materi kearsipan maupun kemampuan menerapkannya dalam berbagai situasi kerja. Arsiparis dituntut tidak hanya memahami konsep pengelolaan arsip, tetapi juga mampu menerapkan prinsip, prosedur, dan ketentuan kearsipan secara tepat dalam pelaksanaan tugas. Karena itu, latihan soal menjadi salah satu cara efektif untuk mengukur pemahaman sekaligus membiasakan diri menghadapi berbagai bentuk permasalahan dalam ujian.

Artikel “100+ Soal Uji Kompetensi Jabatan Fungsional Arsiparis Lengkap dengan Materi Pembahasan” hadir sebagai bahan persiapan belajar yang dapat membantu peserta memahami materi sekaligus mengasah kemampuan analisis melalui berbagai contoh soal. Dilengkapi pembahasan pada setiap soal, materi ini dapat digunakan untuk mengevaluasi kemampuan, menemukan bagian yang masih perlu dipelajari, dan mempersiapkan diri menghadapi uji kompetensi Arsiparis dengan lebih terarah.

Dasar-Dasar Jabatan Fungsional Arsiparis

Jabatan Fungsional Arsiparis merupakan jabatan yang memiliki peran penting dalam pengelolaan arsip sebagai sumber informasi, bahan pertanggungjawaban, serta memori organisasi. Oleh karena itu, seorang Arsiparis perlu memahami konsep dasar kearsipan, fungsi dan tujuan pengelolaan arsip, jenis-jenis arsip, serta prinsip pengelolaan arsip yang menjadi dasar dalam pelaksanaan tugas.

1. Pengertian Arsiparis

Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan dan memiliki tugas serta tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan kearsipan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Dalam menjalankan tugasnya, Arsiparis tidak hanya bertugas menyimpan dokumen, tetapi juga terlibat dalam proses pengelolaan arsip sejak arsip diciptakan, digunakan, dipelihara, hingga ditentukan nasib akhirnya.

2. Peran Arsiparis

Arsiparis memiliki peran penting dalam memastikan arsip dapat dikelola secara sistematis sehingga mudah ditemukan, digunakan, dipelihara, dan dipertanggungjawabkan.

Beberapa peran penting Arsiparis antara lain:

• Mengelola arsip secara sistematis.
• Menjaga keamanan dan keutuhan arsip.
• Memastikan arsip mudah ditemukan ketika diperlukan.
• Mendukung penyediaan informasi bagi organisasi.
• Membantu menjaga memori dan bukti kegiatan organisasi.
• Mendukung akuntabilitas dan tertib administrasi.

Dengan pengelolaan yang baik, arsip dapat menjadi sumber informasi yang mendukung proses administrasi dan pengambilan keputusan.

3. Fungsi Arsip

Arsip memiliki fungsi penting dalam kehidupan organisasi maupun pemerintahan. Arsip dapat menjadi bukti atas pelaksanaan suatu kegiatan sekaligus menjadi sumber informasi yang diperlukan pada masa sekarang maupun masa mendatang.

Secara umum, arsip dapat berfungsi sebagai:

1. Sumber informasi, yaitu menyediakan informasi yang dibutuhkan dalam pelaksanaan pekerjaan.
2. Bahan pertanggungjawaban, yaitu menjadi bukti atas kegiatan atau transaksi yang telah dilakukan.
3. Memori organisasi, yaitu merekam perjalanan dan aktivitas organisasi.
4. Bahan pengambilan keputusan, yaitu menyediakan data dan informasi yang dapat digunakan sebagai dasar keputusan.
5. Bahan pembuktian, yaitu dapat digunakan untuk membuktikan suatu peristiwa atau kegiatan.

4. Tujuan Pengelolaan Arsip

Pengelolaan arsip bertujuan memastikan arsip tersedia ketika dibutuhkan dan tetap terjaga keutuhan serta keamanannya.

Pengelolaan arsip yang baik harus memperhatikan beberapa aspek, seperti:

• Ketersediaan arsip.
• Keamanan arsip.
• Keutuhan arsip.
• Kemudahan temu kembali.
• Ketepatan penyimpanan.
• Pemeliharaan arsip.
• Penyusutan arsip sesuai ketentuan.

Arsip yang dikelola dengan baik akan membantu organisasi bekerja secara lebih efektif dan tertib.

5. Jenis Arsip

Dalam mempelajari kearsipan, Arsiparis perlu memahami bahwa arsip dapat memiliki karakteristik dan fungsi yang berbeda.

Beberapa jenis arsip yang perlu dipahami antara lain:

a. Arsip Dinamis

Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan yang berlaku.

b. Arsip Vital

Arsip vital merupakan arsip yang keberadaannya menjadi persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak dapat digantikan apabila rusak atau hilang.

c. Arsip Aktif

Arsip aktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

d. Arsip Inaktif

Arsip inaktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

e. Arsip Statis

Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai kesejarahan dan telah habis retensinya serta berketerangan dipermanenkan sesuai ketentuan.

Pemahaman terhadap karakteristik setiap jenis arsip penting agar Arsiparis dapat menentukan perlakuan pengelolaan yang tepat.

6. Siklus Hidup Arsip

Pengelolaan arsip dapat dipahami melalui tahapan sejak arsip diciptakan hingga ditentukan nasib akhirnya.

Secara umum, tahapan tersebut meliputi:

Penciptaan → Penggunaan → Pemeliharaan → Penyusutan

Setiap tahapan membutuhkan prosedur yang tepat agar arsip tetap autentik, utuh, aman, dan dapat ditemukan kembali ketika diperlukan.

7. Prinsip Pengelolaan Arsip

Arsip harus dikelola dengan memperhatikan prinsip ketertiban, keamanan, keutuhan, dan kemudahan akses sesuai kewenangan.

Dalam pelaksanaannya, Arsiparis perlu memastikan bahwa:

• Arsip disimpan sesuai sistem yang ditetapkan.
• Arsip terlindungi dari kerusakan dan kehilangan.
• Informasi arsip tidak disalahgunakan.
• Arsip dapat ditemukan kembali secara efektif.
• Pemindahan atau penyusutan dilakukan berdasarkan ketentuan.
• Keaslian dan keutuhan arsip tetap terjaga.

8. Kompetensi Dasar yang Perlu Dikuasai Arsiparis

Dalam menghadapi uji kompetensi, peserta perlu memahami bahwa tugas Arsiparis membutuhkan kombinasi antara pengetahuan, keterampilan, dan sikap profesional.

Kompetensi yang perlu dipersiapkan antara lain:

• Pengetahuan dasar kearsipan.
• Pengelolaan arsip.
• Penataan dan penyimpanan arsip.
• Pemeliharaan arsip.
• Temu kembali arsip.
• Penyusutan arsip.
• Pengelolaan arsip elektronik.
• Keamanan dan perlindungan arsip.
• Etika dan profesionalisme Arsiparis.

Pengelolaan Arsip Dinamis dan Arsip Statis

Pengelolaan arsip merupakan kompetensi penting bagi Arsiparis. Arsip perlu dikelola secara sistematis agar tetap aman, utuh, mudah ditemukan, dan dapat digunakan sesuai kebutuhan.

1. Pengelolaan Arsip Dinamis

Arsip dinamis merupakan arsip yang masih digunakan dalam kegiatan organisasi. Pengelolaannya meliputi:

• Penciptaan arsip.
• Penggunaan dan pemeliharaan.
• Penyimpanan dan penataan.
• Temu kembali.
• Penyusutan arsip.

Setiap tahapan harus dilakukan sesuai prosedur agar arsip tetap tersedia dan terkelola dengan baik.

2. Penataan dan Temu Kembali Arsip

Arsip harus ditata menggunakan sistem yang jelas, seperti klasifikasi, kode, indeks, atau metadata. Penataan yang baik akan memudahkan Arsiparis menemukan arsip secara cepat dan tepat ketika dibutuhkan.

3. Penyusutan Arsip

Tidak semua arsip harus disimpan selamanya. Penyusutan dilakukan berdasarkan ketentuan yang berlaku dengan memperhatikan Jadwal Retensi Arsip (JRA).

Penyusutan dapat berupa:

• Pemindahan arsip.
• Pemusnahan arsip.
• Penyerahan arsip.

Arsip tidak boleh dimusnahkan hanya karena sudah jarang digunakan. Status retensi dan nilai arsip harus diperiksa terlebih dahulu.

4. Pengelolaan Arsip Statis

Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai kesejarahan dan dipermanenkan sesuai ketentuan. Arsip statis perlu dikelola dan dilestarikan agar informasinya dapat dimanfaatkan dalam jangka panjang.

Pengelolaannya meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, dan pelayanan akses.

5. Arsip Elektronik

Perkembangan teknologi membuat banyak arsip tercipta dalam bentuk elektronik. Arsiparis perlu memperhatikan:

• Keamanan data.
• Metadata.
• Pengendalian akses.
• Pencadangan.
• Preservasi digital.
• Keutuhan dan keteraksesan arsip.

Kompetensi dan Profesionalisme Arsiparis

Arsiparis tidak hanya dituntut mampu mengelola arsip, tetapi juga harus memiliki kompetensi, ketelitian, dan sikap profesional dalam menjalankan tugas. Penguasaan kompetensi tersebut menjadi salah satu bagian penting dalam persiapan menghadapi Uji Kompetensi Jabatan Fungsional Arsiparis.

1. Kompetensi Arsiparis

Kompetensi yang perlu dikuasai meliputi:

• Pengetahuan dasar kearsipan.
• Pengelolaan arsip dinamis dan statis.
• Penataan dan temu kembali arsip.
• Penyusutan dan retensi arsip.
• Pengelolaan arsip elektronik.
• Preservasi dan keamanan arsip.
• Pelayanan dan akses arsip.

2. Ketelitian dalam Pengelolaan Arsip

Arsiparis harus bekerja secara teliti karena kesalahan dalam klasifikasi, penataan, penyimpanan, maupun pencatatan dapat menyebabkan arsip sulit ditemukan atau bahkan hilang.

Oleh karena itu, setiap proses pengelolaan perlu dilakukan secara sistematis dan terdokumentasi.

3. Etika dan Profesionalisme

Dalam melaksanakan tugas, Arsiparis perlu menjaga:

• Integritas.
• Tanggung jawab.
• Kerahasiaan informasi.
• Objektivitas.
• Kedisiplinan.
• Kepatuhan terhadap prosedur.

Arsiparis juga harus mampu menjaga informasi yang memiliki pembatasan akses dan tidak memberikan arsip kepada pihak yang tidak memiliki kewenangan.

4. Penguasaan Teknologi

Pengelolaan arsip saat ini semakin berkaitan dengan teknologi digital. Arsiparis perlu memahami penggunaan sistem pengelolaan arsip elektronik, metadata, keamanan data, pencadangan, serta preservasi digital.

Kemampuan teknologi diperlukan agar pengelolaan arsip tetap efektif sekaligus menjaga keutuhan dan keteraksesan informasi.

5. Kemampuan Analisis dalam Uji Kompetensi

Soal uji kompetensi dapat berbentuk kasus, sehingga peserta perlu mampu menentukan tindakan berdasarkan kondisi yang diberikan.

Misalnya, ketika terdapat permintaan untuk memusnahkan arsip yang sudah jarang digunakan, Arsiparis harus terlebih dahulu memeriksa JRA, status arsip, nilai guna, dan ketentuan penyusutan, bukan langsung melakukan pemusnahan.

Kisi-Kisi Uji Kompetensi Jabatan Fungsional Arsiparis

Kisi-kisi berikut merangkum materi utama yang perlu dipelajari dalam persiapan Uji Kompetensi Jabatan Fungsional Arsiparis. Materi mencakup kompetensi dasar, pengelolaan arsip, hingga kemampuan menerapkan prinsip kearsipan dalam situasi kerja.

1. Dasar-Dasar Kearsipan

• Pengertian dan fungsi arsip.
• Peran dan tugas Arsiparis.
• Jenis dan karakteristik arsip.
• Prinsip dasar pengelolaan arsip.
• Siklus hidup arsip.

2. Pengelolaan Arsip Dinamis

• Penciptaan arsip.
• Penggunaan dan pemeliharaan arsip.
• Penataan dan penyimpanan arsip.
• Klasifikasi arsip.
• Pengamanan arsip.
• Temu kembali arsip.

3. Penyusutan Arsip

• Jadwal Retensi Arsip (JRA).
• Pemindahan arsip.
• Pemusnahan arsip.
• Penyerahan arsip.
• Penentuan nasib akhir arsip.

4. Pengelolaan Arsip Statis

• Identifikasi arsip bernilai kesejarahan.
• Akuisisi arsip.
• Pengolahan arsip statis.
• Preservasi arsip.
• Pelayanan dan akses arsip statis.

5. Arsip Elektronik

• Pengelolaan arsip digital.
• Metadata.
• Keamanan informasi.
• Pengendalian akses.
• Pencadangan dan pemulihan data.
• Preservasi digital.

6. Penataan dan Temu Kembali Arsip

• Sistem penyimpanan arsip.
• Klasifikasi dan indeks.
• Sarana temu kembali.
• Pengendalian peminjaman.
• Ketepatan dan kecepatan temu kembali.

7. Pemeliharaan dan Preservasi

• Faktor penyebab kerusakan arsip.
• Perlindungan arsip.
• Kondisi ruang penyimpanan.
• Penanganan arsip rusak.
• Preservasi arsip fisik dan digital.

8. Keamanan dan Akses Arsip

• Klasifikasi keamanan arsip.
• Hak akses.
• Perlindungan informasi.
• Kerahasiaan arsip.
• Pengendalian penggunaan arsip.

9. Kompetensi dan Profesionalisme Arsiparis

• Integritas.
• Tanggung jawab.
• Ketelitian.
• Kedisiplinan.
• Kerahasiaan informasi.
• Kepatuhan terhadap prosedur.
• Pemanfaatan teknologi dalam pekerjaan kearsipan.

10. Analisis Kasus Kearsipan

• Identifikasi permasalahan kearsipan.
• Penentuan tindakan yang tepat.
• Analisis risiko kehilangan atau kerusakan arsip.
• Penyelesaian masalah pengelolaan arsip.
• Pengambilan keputusan berdasarkan prosedur dan ketentuan kearsipan.

Fokus utama: peserta tidak hanya perlu menghafal definisi, tetapi juga mampu menerapkan prosedur kearsipan, menganalisis kasus, menentukan tindakan yang tepat, serta menjaga keamanan dan keutuhan arsip.

Contoh Soal Uji Kompetensi Jabatan Fungsional Arsiparis

Bab ini berisi contoh soal yang disusun berdasarkan kisi-kisi pada Bab 4, meliputi dasar-dasar kearsipan, pengelolaan arsip dinamis dan statis, penyusutan, arsip elektronik, preservasi, keamanan dan akses arsip, profesionalisme, serta analisis kasus. Soal dibuat dengan variasi tingkat kesulitan agar peserta tidak hanya menghafal materi, tetapi juga mampu menerapkannya dalam situasi pekerjaan.

Soal 1

Sebuah unit kerja menghasilkan berbagai dokumen dalam pelaksanaan kegiatan administrasi. Agar dokumen tersebut dapat dikelola sebagai arsip secara tepat, tindakan yang paling penting adalah….

A. Menyimpan seluruh dokumen tanpa klasifikasi
B. Mengelompokkan dan mengelola arsip sesuai sistem kearsipan yang berlaku
C. Memusnahkan dokumen yang tidak digunakan setiap hari
D. Menyimpan dokumen berdasarkan nama pegawai
E. Memindahkan seluruh dokumen ke gudang

Jawaban: B

Pembahasan:
Pengelolaan arsip harus dilakukan secara sistematis berdasarkan sistem kearsipan yang berlaku agar arsip mudah ditemukan, aman, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Soal 2

Sebuah arsip masih sering digunakan untuk mendukung kegiatan administrasi sehari-hari. Berdasarkan karakteristik penggunaannya, arsip tersebut termasuk….

A. Arsip statis
B. Arsip aktif
C. Arsip permanen
D. Arsip sejarah
E. Arsip terjaga

Jawaban: B

Pembahasan:
Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi atau terus-menerus termasuk arsip aktif.

Soal 3

Sebuah unit kerja memiliki arsip yang sudah jarang digunakan tetapi masih harus disimpan karena masa retensinya belum berakhir. Arsip tersebut sebaiknya….

A. Langsung dimusnahkan
B. Diserahkan sebagai arsip statis
C. Dikelola sebagai arsip inaktif sesuai ketentuan
D. Dihapus dari daftar arsip
E. Dibuang karena jarang digunakan

Jawaban: C

Pembahasan:
Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun tetapi masih memiliki masa simpan harus dikelola sebagai arsip inaktif.

Soal 4

Sebelum melakukan pemusnahan terhadap arsip yang sudah jarang digunakan, Arsiparis perlu memastikan….

A. Arsip tidak pernah digunakan lagi
B. Arsip sudah tidak disukai oleh unit kerja
C. Ketentuan retensi dan status akhir arsip
D. Ruang penyimpanan sudah penuh
E. Arsip telah dipindai

Jawaban: C

Pembahasan:
Pemusnahan tidak dapat dilakukan hanya berdasarkan frekuensi penggunaan. Status retensi dan ketentuan penyusutan harus diperiksa terlebih dahulu.

Soal 5

Instrumen yang digunakan untuk menentukan jangka waktu penyimpanan arsip serta tindakan yang dilakukan setelah masa retensinya berakhir adalah….

A. Daftar inventaris barang
B. Jadwal Retensi Arsip
C. Buku agenda
D. Daftar hadir
E. Surat tugas

Jawaban: B

Pembahasan:
Jadwal Retensi Arsip (JRA) menjadi dasar dalam menentukan masa simpan dan tindakan terhadap arsip setelah masa retensinya berakhir.

Soal 6

Arsip yang memiliki nilai kesejarahan dan memiliki nilai guna berkelanjutan bagi kepentingan masyarakat dan negara termasuk….

A. Arsip aktif
B. Arsip inaktif
C. Arsip statis
D. Arsip sementara
E. Arsip personal

Jawaban: C

Pembahasan:
Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai kesejarahan dan dipermanenkan sesuai ketentuan.

Soal 7

Sebuah arsip sulit ditemukan meskipun diketahui masih tersimpan di unit kerja. Kondisi tersebut paling mungkin menunjukkan adanya masalah pada….

A. Penciptaan arsip
B. Sistem penataan dan temu kembali
C. Pemusnahan arsip
D. Akuisisi arsip
E. Preservasi digital

Jawaban: B

Pembahasan:
Sistem penataan, klasifikasi, indeks, dan sarana temu kembali yang tidak baik dapat menyebabkan arsip sulit ditemukan.

Soal 8

Arsip elektronik memiliki risiko kehilangan data akibat kerusakan perangkat penyimpanan. Tindakan yang paling tepat untuk mengurangi risiko tersebut adalah….

A. Menghapus arsip lama
B. Membuat pencadangan data secara teratur
C. Menyimpan data hanya pada satu perangkat
D. Mencetak seluruh arsip
E. Membagikan data kepada seluruh pegawai

Jawaban: B

Pembahasan:
Pencadangan atau backup merupakan salah satu langkah penting untuk mengurangi risiko kehilangan data elektronik.

Soal 9

Seorang pegawai meminta akses terhadap arsip yang memiliki pembatasan akses. Sebelum memberikan arsip tersebut, Arsiparis harus….

A. Langsung memberikan arsip
B. Meminta pegawai mencari sendiri
C. Memeriksa kewenangan dan hak akses pemohon
D. Menghapus bagian yang dianggap rahasia
E. Mengunggah arsip ke sistem terbuka

Jawaban: C

Pembahasan:
Akses terhadap arsip harus diberikan berdasarkan kewenangan dan ketentuan keamanan serta akses yang berlaku.

Soal 10

Dalam pengelolaan arsip, Arsiparis menemukan dokumen yang rusak akibat kondisi penyimpanan yang kurang baik. Langkah awal yang paling tepat adalah….

A. Langsung membuang dokumen
B. Mengabaikan kerusakan
C. Mengidentifikasi kondisi dan melakukan penanganan sesuai prosedur preservasi
D. Mengubah isi dokumen
E. Menyerahkan kepada pegawai yang tidak berwenang

Jawaban: C

Pembahasan:
Arsip yang rusak perlu diidentifikasi kondisinya terlebih dahulu agar dapat ditentukan tindakan preservasi atau penanganan yang sesuai.

Soal 11

Sebuah unit kerja ingin memindahkan arsip ke tempat penyimpanan baru. Agar arsip tetap mudah ditemukan, tindakan yang perlu dilakukan adalah….

A. Memindahkan arsip tanpa pencatatan
B. Menata ulang dan memperbarui informasi lokasi penyimpanan
C. Mengubah seluruh isi arsip
D. Mencampurkan arsip dari berbagai klasifikasi
E. Menghapus daftar arsip sebelumnya

Jawaban: B

Pembahasan:
Perubahan lokasi penyimpanan harus disertai penataan dan pembaruan informasi agar proses temu kembali tetap berjalan efektif.

Soal 12

Dalam proses penyusutan, ditemukan arsip yang telah habis masa retensinya tetapi memiliki keterangan permanen. Tindakan yang tepat adalah….

A. Memusnahkannya
B. Membuangnya
C. Menyerahkannya sesuai prosedur sebagai arsip statis
D. Menghapus informasinya
E. Menyimpannya tanpa pengelolaan

Jawaban: C

Pembahasan:
Arsip yang memiliki keterangan permanen tidak dimusnahkan. Arsip tersebut diproses untuk diserahkan sebagai arsip statis sesuai ketentuan.

Soal 13

Dalam pengelolaan arsip elektronik, metadata penting karena….

A. Menggantikan isi arsip
B. Membantu menjelaskan dan mengidentifikasi informasi terkait arsip
C. Menghapus kebutuhan sistem kearsipan
D. Membuat semua arsip menjadi publik
E. Mengurangi keamanan arsip

Jawaban: B

Pembahasan:
Metadata membantu memberikan informasi mengenai arsip, seperti identitas, konteks, struktur, dan karakteristik lainnya sehingga arsip dapat dikelola dan ditemukan dengan baik.

Soal 14

Seorang Arsiparis menerima permintaan untuk memberikan arsip kepada pihak luar. Dokumen tersebut mengandung informasi yang bersifat terbatas. Tindakan paling tepat adalah….

A. Memberikan seluruh dokumen
B. Menolak tanpa pemeriksaan
C. Memeriksa ketentuan akses dan kewenangan pemohon terlebih dahulu
D. Mengunggah dokumen ke media sosial
E. Menghapus informasi terbatas

Jawaban: C

Pembahasan:
Permintaan akses harus dianalisis berdasarkan ketentuan akses, klasifikasi keamanan, dan kewenangan pihak yang meminta.

Soal 15

Dalam suatu organisasi, setiap unit menyimpan arsip menggunakan sistem yang berbeda sehingga pencarian arsip membutuhkan waktu lama. Perbaikan yang paling tepat adalah….

A. Membiarkan setiap unit menggunakan sistem sendiri
B. Menetapkan sistem pengelolaan dan klasifikasi yang lebih terstandar
C. Mengurangi jumlah arsip
D. Memusnahkan arsip yang sulit ditemukan
E. Menyimpan seluruh arsip di meja pegawai

Jawaban: B

Pembahasan:
Standarisasi sistem pengelolaan dan klasifikasi dapat meningkatkan konsistensi penataan serta mempermudah temu kembali arsip.

Soal 16

Seorang Arsiparis mengetahui bahwa seorang pegawai meminta arsip untuk kepentingan pribadi, tetapi tidak memiliki kewenangan akses. Sikap profesional yang tepat adalah….

A. Memberikan arsip karena pegawai tersebut dikenal
B. Memberikan arsip secara diam-diam
C. Menolak atau memproses permintaan sesuai ketentuan akses
D. Menyalin arsip untuk diberikan kepada pegawai
E. Menghapus arsip tersebut

Jawaban: C

Pembahasan:
Arsiparis harus menjaga keamanan dan kerahasiaan arsip serta memberikan akses berdasarkan kewenangan, bukan hubungan pribadi.

Soal 17

Dalam evaluasi penyimpanan arsip, ditemukan bahwa ruang penyimpanan memiliki kelembapan tinggi dan berpotensi menyebabkan kerusakan fisik arsip. Tindakan yang paling tepat adalah….

A. Membiarkan kondisi tersebut
B. Memindahkan seluruh arsip tanpa pencatatan
C. Melakukan perbaikan kondisi lingkungan penyimpanan dan perlindungan arsip
D. Memusnahkan seluruh arsip
E. Membuka seluruh arsip agar terkena udara luar

Jawaban: C

Pembahasan:
Kondisi lingkungan penyimpanan berpengaruh terhadap keberlangsungan arsip. Perbaikan lingkungan dan perlindungan arsip diperlukan untuk mencegah kerusakan.

Soal 18

Sebuah organisasi telah melakukan digitalisasi arsip. Namun, file hasil digitalisasi disimpan tanpa sistem penamaan yang konsisten sehingga sulit dicari. Masalah utama terdapat pada….

A. Akuisisi
B. Temu kembali dan pengelolaan arsip elektronik
C. Pemusnahan
D. Penyerahan arsip statis
E. Retensi

Jawaban: B

Pembahasan:
Sistem penamaan, metadata, dan struktur penyimpanan merupakan bagian penting dalam memastikan arsip elektronik dapat ditemukan kembali secara efektif.

Soal 19

Dalam pelaksanaan tugas, Arsiparis menemukan dua dokumen dengan informasi yang berbeda mengenai kegiatan yang sama. Tindakan yang paling tepat adalah….

A. Memilih dokumen yang lebih baru tanpa pemeriksaan
B. Menghapus salah satu dokumen
C. Melakukan verifikasi terhadap keaslian, konteks, dan status kedua dokumen
D. Menggabungkan isi kedua dokumen
E. Mengabaikan perbedaan tersebut

Jawaban: C

Pembahasan:
Perbedaan informasi perlu diverifikasi terlebih dahulu dengan mempertimbangkan keaslian, konteks, dan status arsip sebelum menentukan perlakuannya.

Soal 20

Seorang Arsiparis diminta memusnahkan arsip karena ruang penyimpanan sudah penuh, sementara status retensi arsip belum diperiksa. Sikap yang paling tepat adalah….

A. Langsung memusnahkan arsip
B. Memusnahkan arsip yang paling lama terlebih dahulu
C. Memeriksa JRA dan ketentuan penyusutan sebelum mengambil keputusan
D. Membakar seluruh arsip
E. Memindahkan arsip tanpa pencatatan

Jawaban: C

Pembahasan:
Keterbatasan ruang bukan alasan untuk melakukan pemusnahan secara sembarangan. Status retensi dan ketentuan penyusutan harus diperiksa terlebih dahulu.

Persiapkan diri Anda menghadapi Uji Kompetensi Jabatan Fungsional Arsiparis dengan latihan yang lebih terarah! 

Dapatkan 100+ soal latihan, materi kearsipan, kisi-kisi, dan pembahasan lengkap di Fungsional.id untuk membantu memperkuat pemahaman, mengasah kemampuan analisis, dan meningkatkan kesiapan menghadapi uji kompetensi. Mulai belajar sekarang dan hadapi ujikom Arsiparis dengan lebih percaya diri!